筆者（とも）
記事を書いている僕は、作業療法士として6年病院で勤め、その後デイサービスで管理者を4年、そして今はグループホーム・デイサービス・ヘルパーステーションの統括部長を兼務しています。
日々忙しく働かれている皆さんに少しでもお役立てできるよう、介護職に役立つ情報をシェアしていきたいと思います。
読者さんへの前おきメッセージ
個人情報の保護研修は、定期研修としても新人研修としても非常に重要な意味を持ちます。
介護現場では個人情報を取り扱うことが多く、ちょっとしたことが個人情報の漏洩につながります。
知らず知らずのうちに個人情報が漏洩されていて、後々大変な事態を生じかねません。
ぜひ、このブログを最後まで読んでいただき、研修の資料としてお役立てください。
この記事を読む価値
- グループワープを入れると30分程度の研修にすることもできます。
- 施設のマニュアルにすることもできます。
- 難しい表現は省いているので、誰でも理解できる内容です。
早速、見ていきましょう。
動画視聴のご案内
本ブログ記事と同じ内容の動画です。
動画で見たい方は、画像をタップしてください。
「個人情報の漏洩」について
まず＂個人情報の漏えい＂とは、なんでしょうか。
それは、個人の意図に反して、第三者にその人の情報が渡ることをいいます。
例えば、介護施設で働くスタッフが、利用者さんの意図に反して、その利用者さんの情報を第三者（別の利用者さん等）に言ってしまうことです。
個人情報は、具体的には次の4つに分類できます。
1、特定の個人を識別できる情報
個人の氏名、生年月日、住所、顔写真など
2、個人識別符号
その情報だけで、個人を特定できる情報
(保険証番号、マイナンバー、運転免許証番号、基礎年金番号など)
3、個人の身体のデータ
身体の一部の特徴を電子処理のために変換した符号
(顔認証データ、指紋、虹彩の模様、音声、手指の静脈など)
4、要配慮個人情報
他人に公開されることで、本人が不当な差別や偏見などの不利益を被らないよう、取り扱いに特に配慮すべき情報
(生活歴や生活習慣、病歴・身体状況、バイタル測定の結果、介護施設の利用状況、自宅の状態、家族構成、交友関係、診療・調剤情報、身体・知的・精神障害の事実など)
引用：月刊DAY
これらが第3者にわかってしまうようなことをしていませんか？
時々見かけるのが、デイサービスの送迎車内に利用者さんの名前書かれた送迎表が、乱雑に置かれている場合があります。
もし第三者がそれを見かけ、外から写真などを取られたら、個人情報は漏れてしまいます。
「これぐらいは…」と普段なにも気にしていないことが、実は個人情報を漏えいしてしまっているケースがあります。
よって、このような研修が重要になってきます。
個人情報利用の同意書
まず、「個人情報の同意書」についてから説明していきます。
介護事業者は個人情報保護法上、利用者本人もしくはご家族から利用開始前に、個人情報をサービス提供で使用するという趣旨の説明を行い、同意を得ています。
同意書には、
- 介護保険サービスを円滑に提供するため必要となる場合
- 介護サービス事業者間の連絡調整に必要となる場合
- 生命・身体の保護のため必要な場合
このような場合に、個人情報を利用することがあるということが書かれています。
そして、それ以外のことを記載してはいけません。
よくある間違いとして同じ同意書の中に「ホームページや事業所新聞、パンフレットでの写真の利用」等の同意項目が併記されているものがありますが、これはNGです。
これらは別途同意書を作成する必要があります。
2021年度から始まった科学的介護システム「LIFE」へのデータ提出をする際も、別途説明と同意を得るなどの手続きが必要です。
自治体によっては利用者本人の同意だけではなく、同居家族の個人情報も共有する必要があることから、ご家族の代表者の同意も必要と指導される場合があります。
同意書のひな形に利用者家族の同意欄を設けているとよりベターです。
ここで注意すべきなのは、「代理人の同意」と「家族の同意」は別物だということです。
代理人はあくまでも利用者本人の代理です。
ご家族の同意にはなりません。
また同意書には自署捺印は必要ありません。
署名（サインのみ）か記名押印（名前印字の後ろに印鑑をおす）でOKです。
個人情報利用の同意書の書式例
個人情報利用同意書の書式例を載せています。
どの介護施設にも同じような書式が使われているはずなので、確認してみましょう。
個人情報利用同意書
私及びその家族の個人情報については、次に記載するとおり必要最小限の範囲内で利用することに同意します。
記
1、利用する目的
- 介護保険サービスを円滑に提供するために実施されるサービス担当者会議に必要となる場合。
- 介護サービス事業者間の連絡調整に必要となる場合。
- 利用者に病状の急変が生じた場合の主治医等への連絡の場合。
- 介護保険事務に関する情報提供の場合。
2、利用にあたっての条件
個人情報の提供は、1に記載する目的の範囲内で、必要最小限に留め、情報提供の際には関係者以外には決して漏れることのないよう細心の注意を払うこと。
事業者は、個人情報を利用した状況等を記録・保管しておくこと。
3、個人情報の内容(例示)
氏名、住所、利用者の心身の状況やその置かれている環境、支援を行う上での課題、健康状態、病歴、家庭状況等
令和〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇〇〇 事業所〇〇〇〇様
（利用者）住所 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
氏名〇〇〇 〇〇〇〇
※代筆の場合、代筆者の住所•氏名を併記すること。
（代理人）住所 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
氏名〇〇〇 〇〇〇〇
（利用者家族）住所 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
氏名〇〇〇 〇〇〇〇 (続柄： )
引用：すきマッチブログ
個人情報管理チェックリスト
あなたの働く施設では、次のようなことが厳重に守られていますか？
介護施設でよくみられるケースを元に、チェックリストを作成しています。
一つづつ確認してみましょう。
メールやFAXで個人情報を含む発信をする際、送信先を間違えていない
無断で利用者さんの写真を撮り、施設写真に載せ、不特定多数に配布するようなことはしていない
利用者さんの個人情報が載った書類を持ち帰っていない
個人情報が含まれる書類などはそのままごみ箱へ捨てず、適切な方法で破棄している（シュレッダー、破棄物処理業の利用など）
パソコンやタブレットなどはロックをかけている
個人情報が載った書類を乱雑に机の上に置き、ほかの利用者さんに見られたりしていない
事業所のスマホや携帯電話、タブレットなどを施設外に持ち出し、紛失していない
「この人認知症入っているから…」と大きい声で利用者さんの症状を言っていない
利用者さんが病気になったことや亡くなった場合、ご遺族の許可なく他の利用者さんに喋っていない
パソコンやタブレットなどは、セキュリティー対策やウイルス対策をしている
個人情報が載った用紙の裏紙をメモなどに再利用していない
利用者カルテ等の個人情報の保管場所を、施錠して管理している
事業所内で個人情報を話す際、周りにほかの利用者さんやご家族がいないことを確かめている
職員が利用者さんの個人情報を自分の家族や知人に話していない
個人情報の書類を開いたまま、第三者が見る可能性がある場所へ放置していない
パソコンを離れるときは、個人情報が載ったデータが見えないようにしている
「あの利用者さんの疾患は何だったかな？」とカルテを開き、そのまま机の上に置きっぱなしにしていると、個人情報の漏洩につながります。
また「最近○○さん見ないけど、何かあったの？」という利用者さんの問いに、職員は何も考えずに「○○さんは入院しましたよ、▲▲▲という病気みたいです…」と答えるのも個人情報の漏洩です。
普段から個人情報の漏洩を意識せずにいると、知らず知らずのうちにこのような状況になっていることもあります。
研修を通して、普段から個人情報の漏洩を意識して、業務に取り組むようにしましょう。
個人情報の漏えいについて考えてみよう
「つい、うっかり」、「知らなかった…」ということって意外と多いです。
あなたの働く介護施設ではいかがでしょうか？
「個人情報の漏えいでは？」と感じることはありませんか？
もし個人情報の保護研修でこのブログの内容を使うとしたら、是非、グループワークをしてみましょう。
新たな気づきや、対策が立てられるかもしれません。
【グループワーク お題】
介護現場では、ちょっとした不注意で個人情報が 漏れてしまうこともあります。
どのような場面が考えられますか？
個人情報漏えいと罰則
利用者さんの個人情報を漏洩してしまい、もしその利用者さんやそのご家族が、「個人情報保護法に違反している！」と訴えた場合は、必要に応じて立入検査が行われ、助言や勧告、命令されます。
この命令に違反すると6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金が課せられます。
また、事業所の信用低下や取引停止などまで発展してしまう可能性まであります。
職員が、個人の判断基準で「これくらいならいいだろう」と安易な気持ちでいると、このような事態が生じかねません。
職員同士の個人情報は？
もちろん、かってに職員の個人情報や噂を流したり、陰で悪口を言ったりするのはマナー違反になります。
自分が言われたら嫌なのは、みんな同じです。
人の批判ばかりして、口が軽いと信用を失い、誰も本音で話してくれなくなり孤立してしまいます。
介護の仕事はチームワークが必要なため、円滑なコミュニケーションが必要不可欠です。
人間関係が崩れると、職場の雰囲気が悪くなり、仕事が苦痛になります。
「余計なことはしゃべらない」を意識して業務に取り組みましょう。
個人情報を漏えいしないための予防策
個人情報の保護に対する意識を高め、守秘義務を徹底しましょう。
施設としては、まず次のような予防策から啓発・実施してみてはいかがでしょうか。
1、書類やパソコンを適切に管理する
個人情報が記載された書類は鍵のかかる 場所に保管し、パソコンやタブレット端 末はパスワードを設定するなどして、必要な人のみ情報を見られるようにする
2、個人情報を安易に話さない
自分の家族や知人を含め、第三者に聞こえる恐れのある場所でご利用者の個人情報を話さない
3、個人情報を許可なく載せない
不特定多数の人が目にするもの(掲示物 や配布物、SNSなど)は、利用開始時だけでなく、その都度、掲載する媒体ごとにご本人・ご家族に掲載許可を得る
4、個人情報提供は同意を得て行う
個人情報を第三者に提供する場合、原則として、あらかじめご本人の同意を文書で得ておく必要がある
SNSの運用について
事業所のSNSに掲載してよい情報・いけない情報の境界線を明確にし、職員間で共有しておきましょう。
事業所が運用するSNSはもちろん、職員が個人で利用する SNSにも注意が必要です。
個人のSNSに投稿した職場の風景・行事などの写真や動画に利用者さんの顔や名前が映り込み、個人情報が漏えいしたとしてトラブルに発展することもあります。
おわりに
いかがだったでしょうか。
この研修によって、「個人情報の漏洩には、十分気をつけた方が良い」という認識ができたのではないでしょうか。
定期的に研修をすることで、個人情報の保護への意識は高まります。
それが健全な運営に役立ちます。
年に1度は、個人情報の保護研修を開催するようにしましょう。
それではこれで終わります。
この研修記事が御社の運営に少しでもいかしていただければ幸いです。
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また介護現場で働く方で「副業で稼ぎたい」という方に向けて、僕のおすすめな副業方法についてNOTEを書いています（下の画像をクリックすると読めます）。
興味のある方は、是非のぞいてみてください！
