とも

こんにちは、とも(@tomoaki_0324)です。システム障害は、いつでも生じる可能性があります。備えは必ず必要です。

介護施設では、記録や申し送り、利用者さんの情報管理、請求業務など、毎日の仕事の多くを介護ソフトに頼っています。

そのため「介護ソフトが使えなくなる」ことは、現場にとって大きな不安につながります。

しかし、地震や水害、停電、通信障害、サイバー攻撃などによって、システムが突然止まることは、決して特別なことではありません。

BCPでは、こうした事態を「起きてから考える」のではなく、「起きる前提で備える」ことが求められています。

この記事では、介護ソフトが使えなくなった場合を想定し、現場で迷わず動くために何を決めておくべきかを、できるだけ分かりやすく整理します。

この記事を読むメリット

システム障害をBCPで扱うべき理由

私たちは日々、介護ソフトを使って記録を書いたり、申し送りをしたり、利用者さんの情報を共有したり、請求の手続きをしたりと、介護ソフトは欠かせない存在です。

その一方で、災害や事故が起きて電気やインターネット、サーバが止まると、仕事が一気に進まなくなる危険があります。

厚労省の自然災害BCPガイドラインでは、連絡手段の確保だけでなく、「電気が止まってサーバが使えなくなった場合」も想定するよう示されています。

その場合に備えて、次のようなことをBCPに書いておく必要があります。

想定すべきシステム障害のパターン

「介護ソフトが使えない」と言っても、原因は一つではありません。

止まった理由によって、最初に取る行動（初動対応）が変わります。

そのためBCPでは、原因ごとに分けて想定しておくことが大切です。

まず多いのが、停電や機器の故障によるものです。

地震や事故で電気が止まると、サーバやパソコンが動かなくなり、介護ソフトが使えなくなります。

この場合は、すぐに紙で記録するなど、手書き対応へ切り替える準備が必要になります。

次に考えておきたいのが、通信が使えなくなるケースです。

インターネット回線が切れたり、回線が混雑したりすると、クラウド型の介護ソフトは使えなくなります。

このためBCPでは、

などを決めておくことが勧められています。

三つ目は、外部のトラブルです。

施設の機器が無事でも、介護ソフトの会社やクラウドのシステムに障害が起きると、ログインできなくなることがあります。

この場合は、復旧を待つだけでなく、「復旧するまで紙で運用する」とすぐ判断できる仕組みが重要です。

最後に、サイバー攻撃も無視できません。

ウイルス感染などでデータが暗号化され、ファイルが開けなくなる被害は、医療や介護の現場でも実際に起きています。

介護ソフトが使えなくなる原因として、「攻撃される可能性」も考えておく必要があります。

平時に作っておくダウンタイム運用

BCPで最も大切なのは、システムが止まっている間でも、最低限の介護を続ける方法を決めておくことです。

これを「ダウンタイム運用」と呼びます。

システムが止まると、現場でまず困るのは、「誰に何をしたか分からない」「申し送りが伝わらない」「薬や注意点が確認できない」といったことです。

そのため、あらかじめ紙で持つ情報を決めておく必要があります。

介護施設では、次の3つに分けて考えると分かりやすくなります。

大切なのは、紙を用意するだけでなく、どこに置くか・誰が管理するか・いつシステムに戻すかまで決めておくことです。

また、データのバックアップも欠かせません。

バックアップは、別の場所に保管し、何日分残すか、誰がどの順で復旧するかを決めておきます。

ときどき実際に戻せるか確認することも大切です。

さらに、介護ソフトの会社（ベンダ）への連絡先や、復旧が分からない場合に紙へ切り替える判断基準をBCPに書いておくと、現場が迷いにくくなります。

発生時の初動対応

実際の現場では、次の順番で動くのが安全です。

あわてて復旧を急ぐほど、ミスや混乱が広がりやすくなります。

最初に行うのは、紙での対応です。

記録、申し送り、服薬確認など、命と安全に関わる業務を最低限回すことを優先します。

パソコンが直るまで待つのではなく、「使えない前提」で動きます。

次に、何が原因で止まっているのかを整理します。

たとえば、停電なのか、ネットが切れているのか、端末の故障なのか、ソフト会社側の問題なのか、といった切り分けです。

この整理ができると、次に何をすべきかが見えやすくなります。

復旧の進め方と個人情報対応

システムが止まったあとの対応で大切なのは、「元に戻す」だけでなく「安全に戻す」ことです。

急いで復旧すると、データが壊れたり、情報が外に漏れたりする危険があります。

BCPでは、次のような流れを決めておくと現実的です。

特に、食事や服薬などに関わる記録は、間違いが起きないようダブルチェックが必要になります。

また、システム障害では個人情報の扱いにも注意が必要です。

介護ソフトには、病気の情報や介護記録など、とても大切な情報が入っています。

もし情報が外に漏れた可能性がある場合は、決められたルールに沿って報告が必要になります。

復旧と個人情報対応をセットで考えておくことが、利用者さんと施設の両方を守ることにつながります。

実例から学ぶ「止めない」ための要点

BCPの大切さは、実際に起きた事例を見ると分かりやすくなります。

A病院の調査報告では、サイバー被害が分かった直後に対策本部を立ち上げ、BCPに沿って対応しました。

そのとき最初に決めた基本方針は、「今いる利用者を守る」ことでした。

そのため、記録や事務作業よりも、利用者さんの安全確保を優先し、当日から会議を開いて情報共有と連携を行いました。

「仕事を止めない」とは、すべてを続けることではなく、守る順番を間違えないことです。

別の事例を紹介します。

子会社のパソコン1台がサイバー攻撃を受けたことがきっかけで、グループ全体の多くのファイルが開けなくなる被害が起きました。

暗号化されたファイルの中には個人情報も含まれていましたが、専門機関の調査で外部への流出は確認されなかったとのことです。

この事例から分かるのは、「たった1台の感染でも、仕事全体が止まる可能性がある」ということです。

介護施設でも、1台のパソコンから介護ソフトが使えなくなり、記録や情報共有ができなくなる事態は十分に考えられます。

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